Как внедрить в учреждение

ЭЛЕКТРОННЫЙ КОНТРАКТ

Материалы помогут вам оперативно распределить новые задачи, а сотрудникам отдела быстро разобраться, как применять новый функционал и составлять контракты в структурированном виде.

В специальном проекте Актион 360 все для этого есть и будет еще больше.

Для руководителя отдела

Руководителю отдела закупок нужно принять решение – переводить ли организацию на электронные контракты уже сейчас или отложить до следующего года. Чтобы разобраться и выбрать оптимальный вариант для своей организации, ознакомьтесь со всеми нюансами перехода.

Переходить ли на электронный контракт досрочно

С помощью короткой памятки сможете определиться, переходить или нет на электронный контракт уже сейчас. Контролеры приводят шесть аргументов в пользу электронного контракта – от минимизации ошибок до сокращения сроков заключения контракта.

Как назначить ответственного за эл. контракты

В ЕИС вы сможете указывать специалиста, который будет отвечать за заключение электронного контракта. Если в вашем отделе закупок есть несколько человек, которые отвечают за контракты, вы можете распределить между ними функционал исходя из загруженности специалиста

Как контролировать заключение эл. контракта

Для электронного контракта есть специальный сервис, с помощью которого руководитель сможет проверить все визы и согласования контракта. Вы в любое время сможете посмотреть замечания от финансового или юридического отдела и открыть актуальную версию контракта со всеми правками

Схемы документооборота

Также принять решение о переходе на электронный контракт помогут наглядные схемы. На них вы сможете увидеть разницу документооборота организации при работе с электронным контрактом или бумажным.

Из чего будет состоять структурированный контракт

Формат документов, если перешли на электронный контракт

Формат документов, если не перешли на электронный контракт

Из чего будет состоять структурированный контракт

Формат документов, если перешли на электронный контракт

Формат документов, если не перешли на электронный контракт

Чтобы оформить переход на электронные контракты, руководителю отдела закупок нужно утвердить приказ об ответственных лицах, а также раздать поручения об обучении и внесении изменений в регламенты. Если есть необходимость, вы также можете пересмотреть должностные инструкции сотрудников и распределить обязанности в отделе с учетом перехода на новый формат контрактов.

Как сформировать электронный контракт

Сформировать электронный контракт поможет пошаговый алгоритм. В нем – подробная и простая инструкция со скринами из личного кабинета заказчика и советами, как выбрать или изменить информацию из электронного контракта.

Для сотрудников отдела закупок

Если приняли решение перейти на электронные контракты, отдайте своим сотрудникам в работу инструкции и схемы. С их помощью специалисты по закупкам смогут быстро освоить новый функционал и формировать контракты через ЕИС.

Что такое электронный контракт

Смотрите, из чего состоит электронный, или структурированный, контракт и в какие сроки все заказчики обязаны перейти на новый формат. На простых схемах увидите особенности цифровой версии и как в итоге изменится процесс электронной приемки из-за нового функционала

Как в реестре контрактов найти электронный контракт

Вы можете найти первые сформированные электронные контракты через дополнительный фильтр в ЕИС. Посмотреть цифровой контракт можно в карточке контракта в разделе «Вложения»

Как изменить цену в электронном контракте

Узнаете, как отредактировать данные о цене электронного контракта, так как часть информации в электронном контракте вы должны дозаполнить вручную. К такой информации относятся, например, сведения о цене из предложения победителя

Как прикрепить к контракту доп файлы

Условия контракта, которые не попадут в структурированный контракт, приложите отдельным файлом. Это могут быть как несколько разных файлов, так и единый документ.

Помимо инструкций и алгоритмов, сотрудники закупочного отдела могут наглядно посмотреть все особенности электронного контракта: из каких частей он состоит, как выглядит готовый сформированный контракт.